Política de privacidad

Plataforma de Voluntariado del Arzobispado de Madrid (Alzad la Mirada, www.alzadlamirada.madrid)

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es el ARZOBISPADO DE MADRID, con domicilio en la calle Bailén, 8, 28013 Madrid.

Contacto con el Delegado de Protección de Datos:

protecciondatos@archidiocesis.madrid

2. Finalidades del tratamiento

Los datos personales facilitados a través de la plataforma serán tratados para:

• Gestionar la inscripción, actualización y permanencia de las personas interesadas en la bolsa general de voluntariado.
• Comunicar convocatorias de actividades pastorales, celebraciones y otras iniciativas organizadas por el Arzobispado de Madrid.
• Gestionar las solicitudes de participación, selección y asignación de voluntarios a actividades concretas.
• Organizar equipos, turnos, funciones, acreditaciones y necesidades logísticas.
• Coordinar las comunicaciones necesarias para el desarrollo de las actividades.
• Gestionar la formación, orientación y seguimiento de las personas voluntarias.
• Gestionar las coberturas de seguro, cuando corresponda.
• Garantizar la seguridad de las actividades y atender las incidencias que puedan producirse.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables y atender posibles responsabilidades.
• Gestionar, cuando exista autorización o base jurídica suficiente, la utilización de imágenes y la participación en grupos de mensajería.
• Atender las consultas recibidas en el buzón voluntariado@alzadlamirada.madrid. Para clasificarlas y preparar propuestas de respuesta se utiliza una herramienta de inteligencia artificial; las respuestas las revisa personal del Arzobispado antes de su envío y la herramienta no adopta decisiones sobre las personas.

3. Categorías de datos

En función de la actividad y de las tareas asignadas, podrán tratarse:

• Datos identificativos: nombre, apellidos, fecha de nacimiento (para comprobar la mayoría de edad), sexo e identificadores necesarios para la gestión de la plataforma.
• Datos de contacto: teléfono y correo electrónico.
• Datos de localización: municipio, código postal y, si la persona la indica, su parroquia de referencia.
• Información relacionada con la disponibilidad, experiencia, conocimientos y preferencias de colaboración.
• Datos organizativos: actividades aceptadas, equipos, turnos, funciones, asistencia y acreditaciones.
• Información derivada de la aceptación electrónica de documentos y de la utilización de la plataforma.
• Imágenes y grabaciones audiovisuales, cuando proceda.

Para determinadas actividades podrán solicitarse otros datos estrictamente necesarios, previa información a la persona interesada y con las garantías correspondientes.

Los datos relativos a la salud u otras categorías especiales únicamente se tratarán cuando exista una necesidad justificada y una condición de licitud suficiente.

Cuando una actividad requiera contacto habitual con menores, se comprobará el cumplimiento de los requisitos legales exigibles, incluida, cuando proceda, la acreditación negativa correspondiente.

4. Bases jurídicas

Las bases jurídicas aplicables serán:

Inscripción y permanencia en la bolsa general: consentimiento de la persona interesada, artículo 6.1.a) RGPD.

Participación en actividades concretas: artículo 6.1.b) RGPD, cuando el tratamiento resulte necesario para la ejecución del acuerdo de incorporación o de las condiciones de participación aceptadas.

Cumplimiento de obligaciones legales: artículo 6.1.c) RGPD.

Determinadas actuaciones organizativas y de seguridad: artículo 6.1.f) RGPD, cuando proceda y previa valoración del interés legítimo y de los derechos de las personas afectadas.

Difusión de imágenes y participación en grupos de mensajería: consentimiento cuando sea la base jurídica aplicable, mediante autorizaciones independientes.

Dada la naturaleza de las actividades del Arzobispado, determinados datos podrían revelar información sobre las convicciones religiosas o la vinculación con una organización religiosa. Estos tratamientos se realizarán únicamente cuando concurra alguna de las circunstancias previstas en el artículo 9.2 del RGPD, particularmente las garantías establecidas para las actividades legítimas de entidades religiosas, cuando resulten aplicables.

5. Destinatarios

Los datos podrán ser accesibles para el personal autorizado del Arzobispado y los coordinadores de voluntariado, exclusivamente en la medida necesaria para sus funciones.

Cuando resulte necesario, podrán comunicarse a:

• Entidades aseguradoras, para gestionar las coberturas correspondientes.
• Entidades colaboradoras y responsables organizativos, cuando exista una finalidad legítima y una base jurídica adecuada.
• Autoridades y organismos públicos, cuando exista obligación legal.
• Otros destinatarios específicamente informados en las condiciones de una actividad.

Los proveedores tecnológicos que presten servicios de alojamiento, plataforma o comunicaciones actuarán, cuando corresponda, como encargados del tratamiento, conforme al artículo 28 del RGPD.

Actualmente actúan como encargados del tratamiento: Google Cloud (alojamiento de la plataforma y herramienta de inteligencia artificial del buzón, en la Unión Europea), Google Workspace (buzón de correo del voluntariado), Amazon Web Services (envío de correos electrónicos y, en su caso, de SMS) y Altiria (envío del SMS con el código de firma). Si la persona elige acceder con su cuenta de Google o Microsoft, estos proveedores intervienen en la autenticación conforme a sus propias condiciones.

6. Transferencias internacionales

La plataforma utiliza servicios tecnológicos de proveedores externos. Cuando estos servicios impliquen transferencias internacionales de datos personales, el Arzobispado garantizará la existencia de un mecanismo válido conforme al capítulo V del RGPD y facilitará la información correspondiente.

7. Conservación de los datos

Los datos de la bolsa general se conservarán mientras la persona mantenga su inscripción y resulten necesarios para las finalidades indicadas.

La persona interesada podrá solicitar su baja en cualquier momento.

Una vez solicitada, se tramitará la supresión de sus datos de la bolsa, sin perjuicio de aquellos que deban mantenerse bloqueados o conservados por obligaciones legales o posibles responsabilidades.

En la plataforma, al solicitar la baja la cuenta queda bloqueada durante 30 días y, transcurrido ese plazo, sus datos se anonimizan. Los registros de consentimiento se conservan durante tres años desde su revocación o desde la baja. El contenido de las consultas recibidas en el buzón se elimina de la plataforma 90 días después de cerrarse la consulta.

Los datos asociados a una actividad concreta se conservarán durante su organización y desarrollo y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender las obligaciones y responsabilidades correspondientes.

Los registros de aceptación electrónica se conservarán durante el período necesario para acreditar la licitud de los tratamientos o la aceptación de los compromisos, atendiendo a los plazos de responsabilidad aplicables.

8. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad cuando proceda.

Asimismo, podrán retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

Las solicitudes podrán dirigirse a: protecciondatos@archidiocesis.madrid

No será necesario aportar copia del DNI con carácter general, salvo que existan dudas razonables sobre la identidad del solicitante.

Las personas interesadas podrán presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, de acuerdo con el régimen aplicable al tratamiento.

9. Seguridad y confidencialidad

El Arzobispado de Madrid aplicará medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

El acceso estará limitado a las personas autorizadas y a la información necesaria para el desempeño de sus funciones.

Los coordinadores y responsables con acceso a datos personales deberán cumplir las instrucciones de seguridad y confidencialidad establecidas por la organización.

10. Grupos de mensajería

Cuando una actividad requiera utilizar grupos de mensajería instantánea, se informará previamente de las condiciones de participación.

La incorporación a grupos en los que el número de teléfono o los datos de identificación sean visibles para otros participantes requerirá la correspondiente autorización cuando se fundamente en el consentimiento.

La negativa a participar en estos grupos no impedirá, por sí misma, la participación en actividades, siempre que puedan habilitarse medios alternativos razonables de coordinación.

11. Imágenes y grabaciones audiovisuales

Durante las actividades podrán realizarse fotografías y grabaciones con fines informativos, pastorales o de difusión institucional.

Cuando el tratamiento requiera consentimiento, se solicitará mediante una autorización específica, independiente de la inscripción o participación en la actividad.

La ausencia de autorización no impedirá la participación como voluntario.

12. Participación de menores

La plataforma general está destinada a personas mayores de 18 años.

Cuando se habiliten actividades para personas menores de edad, se establecerán procedimientos específicos de autorización de sus representantes legales y las demás garantías exigidas por la normativa aplicable.

13. Normativa aplicable

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme al Reglamento (UE) 2016/679, la Ley Orgánica 3/2018 y el Decreto General de la Conferencia Episcopal Española sobre la protección de datos de la Iglesia Católica en España, dentro de sus respectivos ámbitos de aplicación.